Zarządzanie projektami online

W trakcie cyklu 2 godzinnych warsztató online uczestnicy zapoznają sie i przećwiczą stosowanie technik istotnych z punktu widzenia zarządzania projektami online. Krok po kroku, w krótkich, intensywnych spotkaniach będzie można poznać i ocenić przydatność poszczególnych aspektów pracy PMa.

Popularyzacja pracy hybrydowej niesie ze sobą nowe ryzyka i szanse. W ramach poniższego programu przekazujemy wiedzę i doświadczenie, które pozwolą poruszać się swobodnie w nowej przestrzeni.

Moduł 1

Cele:

• Usystematyzowanie wiedzy nt. najważniejszych pojęć i określeń.

• Wzrost świadomości zakresu odpowiedzialności poszczególnych ról w zespole projektowym i w otoczeniu projektu.

• Lepsze poznanie faz realizacji projektu oraz aspektów leących w zakresie zarządzania projektami.

Zagadnienia:

• Projekt a inne formy realizacji celów
• Projekt, program i portfolio
• Role w projekcie: od kierownika projektu po grupy interesariuszy
• Fazy cyklu życia projektu
• „Żelazny trójkąt”
• Dostałem projekt, czyli… oczekiwania organizacji i potrzeby PM

Pierwszy moduł szkoleniowy pozwoli uczestnikom uzupełnić i uporządkować wiedzę nt.  kluczowych pojęć z obszaru zarządzania projektami. W oparciu o konkretne przykłady poznają odpowiedzi na pytania o to, czym jest a czym nie jest projekt, jaka jest rola kierownika oraz pozostałych osób w zespole i otoczeniu projektu, od czego zacząć pracę i czym zarządza się realizując projekty.

Ważną częścią warsztatu będzie nazwanie oczekiwań (szczególnie w obszarze standardów prowadzenia projektu) stawianych osobom prowadzącym projekty w organizacji, w której pracują uczestnicy szkolenia. Uczestnicy będą mogli wskazać także, jakiego wsparcia potrzebują ze strony organizacji, by efektywnie realizować swoje zadania.

Moduł 2

Cele:

• Rozwój umiejętności definiowania celu projektu, dekomponowania go na cele cząstkowe oraz określania mierników ich realizacji.

• Rozwój umiejętności praktycznego wykorzystywania karty projektu.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• Karta projektu (project charter)
• Cel projektu, uzasadnienie biznesowe i podstawowe mierniki
• Określanie kluczowych parametrów projektu ze sponsorem
• Kroki milowe w projekcie
• Trening pracy z kartą projektu

Podczas drugiego spotkania uczestnicy, połączeni w pary lub małe zespoły robocze, będą ćwiczyć pracę z kartą projektu, określając cel główny, cele cząstkowe, mierniki sukcesu i pozostałe kluczowe parametry.

W czasie treningu wykorzystają szablon karty funkcjonujący w ich organizacji, zyskując przestrzeń do praktycznego zmierzenia się z tym podstawowym narzędziem pracy. Trener poprowadzi grupę krok po kroku przez proces przemyślenia tego, co jest do zrobienia w projekcie, uzyskania niezbędnych informacji od sponsora, wstępnego określenia zakresu i zaplanowania prac, określenia kroków milowych i kluczowych zasobów,
aż po uzyskanie akceptacji dla karty projektu.

Moduł 3

Cele:

• Rozwój umiejętności zbierania wymagań dla projektu i zarządzania nimi

• Rozwój umiejętności określania zakresu projektu oraz priorytetyzowania działań.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• „Krzywa bólu”
• Określanie wymagań i zarządzanie nimi
• Zakres prac i zarządzanie zakresem
• Product backlog
• Struktura Podziału Pracy (WBS)
• Metoda priorytetyzacji MoSCoW

Trzecie spotkanie skupione będzie wokół dwóch zagadnień: wymagań i zakresu. Moduł szkoleniowy zapewni uczestnikom przestrzeń do rozwoju umiejętności zbierania wymagań, ich analizy i określania ważności, a następnie określania zakresu prac i priorytetyzowania zadań, w oparciu o oczekiwania klienta i sponsora projektu.

Dzięki studium przypadku uczestnicy będą mogli określić największe pułapki związane z nieprecyzyjnym określeniem wymagań oraz konsekwencje „pełzania zakresu” – przekonają się, czym jest tzw. „krzywa bólu” w projekcie i poznają najlepsze praktyki, które warto stosować na tym etapie prac.

Moduł 4

Cele:

• Trening budowania harmonogramu działań w projekcie.

• Lepsze rozumienie zależności między zadaniami.

• Rozwój umiejętności pracy z harmonogramem w szablonie opartym o arkusz kalkulacyjny.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• Planowanie harmonogramu pracy
• Rodzaje relacji między zadaniami
• Szacowanie potrzeb i alokacja zasobów
• Macierz RACI
• Wyrównywanie obłożenia (resource leveling)
• Analiza ścieżki krytycznej
• Wykres Gantta

Podczas kolejnego spotkania uczestnicy, pracując w małych grupach roboczych, przećwiczą budowanie harmonogramu prac, zwracając uwagę na różne rodzaje zależności między zadaniami w projekcie, dostępność zasobów oraz nauczą się wyznaczać i analizować ścieżkę  krytyczną.

Wykorzystując proste narzędzie udostępnione przez trenera, opierajce się na arkuszu kalkulacyjnym, uczestnicy przygotuj wykres Gantta dla projektowanego harmonogramu prac w projekcie. Efekty ich pracy będą punktem wyjścia do treningu monitorowania postępu prac i kompresji harmonogramu.

Moduł 5

Cele:

• Rozwój umiejętności monitorowania postępu prac w relacji do zaplanowanego harmonogramu, zasobów i budżetu.

• Poznanie metod i najlepszych praktyk w obszarze wizualizacji przepływu prac.

• Podsumowanie i utrwalenie zdobytej przez uczestników wiedzy i rozwijanych umiejętności w trakcie 5-ciu pierwszych modułów szkoleniowych.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• Wykres spalania (burndown/burnup chart)
• Metoda wartości wypracowanej (EVM)
• Wizualizowanie przepływu pracy
• Kanban, task board
• Aplikacje online i narzędzia analogowe
• Raportowanie postępu prac

Podczas tego modułu szkoleniowego uczestnicy poznają praktyki dotyczące monitorowania, prezentowania oraz raportowania postępu prac. Uczestnicy spojrz na to zagadnienie zarówno ze strony analitycznej, jak i z perspektywy potrzeb informacyjnych sponsora, członków zespołu i interesariuszy projektu.

W trakcie zajęć trener odwoła się do narzędzi dostępnych w organizacji, w której pracują uczestnicy (lub dostępnych bezpłatnie) oraz standardów i praktyk przez organizację oczekiwanych (np. wzorce raportów). Na zakończenie modułu uczestnicy podsumują uzyskaną do tej pory wiedzę, poznane praktyki i trenowane umiejętności.

Moduł 6

Cele:

• Rozwój umiejętności optymalizacji harmonogramu prac.

• Rozwój umiejętności zarządzania ścieżką krytyczną w projekcie.

• Opcjonalnie: trening pracy z aplikacją wspierającą zarządzanie projektem.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• Metody kompresji harmonogramu
• Fast tracking
• Crashing
• „Cięcie zakresu”
• Zarządzanie ścieżką krytyczną

Kolejny moduł szkoleniowy będzie poświęcony zarządzaniu harmonogramem, a w szczególności metodom jego optymalizacji.

Uczestnicy poznają rózne możliwości przyspieszania prac, ich zalety oraz ograniczenia. W ramach kontrolowanej symulacji, opierając się o uzyskane od trenera informacje, dokonają zmian w opracowanych wcześniej harmonogramach oraz przyjrzą się potencjalnym skutkom swoich decyzji. Będzie to okazja do ponownego przywołania koncepcji „żelaznego trójkąta”, przypomnienie zakresu odpowiedzialności kierownika projektu oraz punkt wyjścia do zagadnień zarządzania zmianami, ryzykiem i jakością w projekcie.

Moduł 7

Cele:

• Wyposażenie uczestników w „miękkie” narzędzia do pracy z członkami zespołu projektowego.

• Trening przygotowywania spotkań typu kick-off oraz zbierania i wykorzystywania informacji zwrotnej.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• Komunikacja w zespole i z otoczeniem
• Spotkania typu kick-off i retrospektywa
• Informacja zwrotna
• Budowanie zaangażowania w zespole
• Podstawowe praktyki reagowania w sytuacjach konfliktowych i trudnych

Moduł szkoleniowy poświęcony będzie „miękkim” aspektom pracy kierownika projektu: efektywnej komunikacji, zarówno w zespole projektowym, jak i z otoczeniem, informacji zwrotnej – jak ją pozyskiwać i dawać – oraz narzędziom budowania zaangażowania, bo nawet najlepsze plany na nic się zdadzą, gdy w zespole projektowym i jego otoczeniu brakuje motywacji i chęci do współpracy…

Uczestnicy, wspierani przez trenera wypracują najlepsze praktyki organizowania, prowadzenia oraz wykorzystywania spotkań typu kick-off oraz retrospektywy oraz zaplanują najważniejsze działania i zwyczaje komunikacyjne w projekcie.

Moduł 8

Cele:

• Wzrost świadomości szans i zagrożeń wynikających z występowania zmian w trakcie zarządzania projektem.

• Wypracowanie pomysłów i poznanie najlepszych praktyk dot. zarządzania zmianą, ryzykiem oraz sytuacją kryzysową w czasie realizacji projektu.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• Zmiana w projekcie i zarządzanie nią
• Zarządzanie zdarzeniami nadzwyczajnymi (projekt w kryzysie)
• Ryzyko w projekcie
• Charakterystyka ryzyk
• Zarządzanie ryzykiem
• Postępowanie w sytuacji kryzysowej
• Zakres odpowiedzialności w kryzysie
• Sytuacje trudne

Kolejny moduł szkoleniowy będzie poświęcone symulacji różnych zdarzeń, które mogą pojawi się w trakcie realizacji projektów. Zespoły projektowe będą musiały zmierzyć się z nieprzewidzianym zdarzeniem, które zachwieje projektem i spowoduje, że projekt znajdzie się
w kryzysie. Projekt dotkną również: zdarzenie które jest pewną szansą, sugestię ważnego
interesariusza oraz zdarzenie, które może okazać się szkodliwe dla projektu.

Uczestnicy, dyskretnie wspierani przez trenera, przećwiczą skuteczne algorytmy zachowań w takich sytuacjach.

Moduł 9

Cele:

• Zdobycie wiedzy i rozwój umiejętności w obszarze zarządzania jakością: planowanie, monitorowanie oraz ocena.

• Usystematyzowanie wiedzy w zakresie zarządzania podstawową dokumentacją i  formalnego zamykania projektu.

Zagadnienia:

• Quiz powtórkowy
• Jakość i zarządzanie nią w projekcie
• Obszary zarządzania jakością
• Poziomy i kryteria oceny jakości
• Zarządzanie dokumentacją
• Listy kontrolne
• Przegląd wymagań i zamykanie projektu

Podczas warsztatu uczestnicy przełożą na swoją praktykę biznesową podstawowe zasady zarządzania jakością w projekcie. Przy wsparciu trenera zastosują wybrane narzędzia do własnych projektów (treningowych lub realnych). Następnie poznają najlepsze praktyki związane z formalnym zamykaniem i rozliczaniem prowadzonych przez nich projektów i odniosą je do oczekiwań ich własnej organizacji.

Na koniec warsztatu zaadaptują na potrzeby realizowanych przez siebie projektów podstawową listę kontrolną, która będzie stanowić dla nich praktyczne wsparcie. Narzędzie to będzie stanowić także pretekst do kompleksowego przypomnienia zagadnień poruszanych podczas całego cyklu szkoleniowego.

Moduł 10

Cele:

• Uzyskanie wsparcia dla praktycznych wyzwań uczestników w obszarze prowadzenia projektów.

• Podsumowanie i zamknięcie cyklu szkoleniowego oraz wybranie obszaru do dalszej pracy własnej uczestników.

Zagadnienia:

• Praktyczne wyzwania uczestników
• Moderowana sesja zespołowego poszukiwania rozwiązań
• Podsumowanie i zamknięcie cyklu

Ostatnie spotkanie przyjmie formę inspirowaną metodą action learningu. Uczestnicy będą mogli wnieść na spotkanie własne wyzwanie, z którym mierzą się w obszarze prowadzenia projektów. Pozostali kursanci, w oparciu o własne doświadczenia z podobnych sytuacji oraz posiadaną wiedzę i umiejętności, wygenerują propozycje różnorodnych rozwiązań. Będzie to stanowiło bazę inspiracji i opcji możliwych do zastosowania przez każdego uczestnika wnoszącego swoje wyzwanie. Aktywność ta, poza oczywistą wartością wypracowanych rozwiązań, będzie także stanowiła zachętę do budowania w organizacji wzajemnie wspierającej się społeczności.

Ostatnie spotkanie zamknie aktywność podsumowująca cykl szkoleniowy, podczas której uczestnicy uzyskają podpowiedzi, w jaki sposób mogą kontynuować rozwój umiejętności oraz zastanowią się nad wyborem konkretnego obszaru do dalszej pracy własnej.