Tam, gdzie nie ma menedżera

Minęło blisko 20 lat od premiery „Pięciu dysfunkcji pracy zespołowej” Patricka Lencioniego, wydaje się, że książka ta nigdy nie była bardziej potrzebna i aktualna. W świecie startupów, małych i średnich przedsiębiorstw oraz turkusowych organizacji coraz więcej miejsc pracy odznacza się zdecentralizowaną strukturą. Na próżno szukać w nich hierarchii i menedżerów na stałe przypisanych do zespołów. Ta „wolność” fascynuje, ale rodzi też nowe wyzwanie – tam, gdzie nie ma menedżera, a ludzie pracują razem, odpowiedzialność za jakość współpracy spada na członków zespołu. W tych okolicznościach każdy powinien znać zasady pracy zespołowej.

Michał Śmiałowski

Jeszcze niedawno trudno było sobie wyobrazić firmy, w których nie istnieje żadna hierarchia. Nie mówiąc o tak egzotycznych zjawiskach jak „praca rozproszona” i „turkusowe organizacje”. Dla pracowników z dłuższym stażem pracy naturalnym było, że gdy ludzie pracują w firmie i należą do zespołu, czuwa nad nimi szef. Ktoś, kto za wszystko odpowiada i trzyma nad wszystkim pieczę. Zawsze tak było. Dziś jednak sprawa nie jest już tak oczywista. Żyjemy w czasie zmian w organizacji pracy. I coraz częściej pracujemy w zespołach, które działają bardziej demokratycznie – bez przełożonego.

Praca w takich warunkach fascynuje. Nie należy jednak do łatwych. Kiedy w zespole nie ma szefa, więcej zależy od nas. To my musimy wiedzieć, jak układać stosunki z innymi, żeby praca przyniosła efekty. Problem w tym, że mało kto wie, jak to robić. Nikt nie uczy nas, jak współpracować i nie tłumaczy zjawisk, które tu zachodzą. Ani w szkole, ani na studiach, ani w pierwszym miejscu pracy. Musimy zdobywać wiedzę na własną rękę, najczęściej w boju, co nie zawsze jest przyjemnym rozwiązaniem.

Pozostają więc książki. O współpracy na szczęście napisano już wiele; nie trzeba daleko szukać. Kultową pozycją w tym obszarze jest ta Patricka Lencioniego – „Pięć dysfunkcji pracy zespołowej”, która nota bene w tym roku obchodzi swoje 15-lecie. Pisana z perspektywy kierującej zespołem Kathryn przez lata stała się must read każdego, kto profesjonalnie trudzi się zarządzaniem ludźmi. Najpierw za oceanem, potem w Polsce, menedżerowie zaczytywali się w historii kobiety, która stanęła przed zadaniem postawienia na nogi upadającej firmy.

Opowieść Lencioniego powstała w innych realiach, jednak zasady pracy zespołowej, które przedstawił autor, nie straciły na aktualności. Była też adresowana do menedżerów, niemniej między wierszami znajdziemy w niej cenne informacje także dla nas, członków zespołów. Dlatego jeśli pracujemy w zespole, w którym nie ma szefa, który działa demokratycznie, jesteśmy członkami turkusowej organizacji lub po prostu chcemy wiedzieć nieco więcej, warto byśmy sobie je przyswoili. Czego więc możemy nauczyć się od Kathryn i jej podwładnych?

Lekcja 1: zaufanie to podstawa

Zaufanie do współpracowników to podstawa każdego dobrze działającego zespołu. Jeżeli
w pracy towarzyszy nam założenie, że pozostali mają nieczyste intencje, szybko zaczniemy ograniczać kontakt z nimi do minimum, nadmiernie ich kontrolować lub tracić czas na samodzielne wykonywanie zadań, którymi spokojnie moglibyśmy się podzielić. Nasz brak zaufania może wyrażać się także w bardziej zawoalowany sposób. Np. będziemy mili dla innych i czasem zamienimy z nimi kilka słów. Mimo to jednak nie powiemy im o rzeczach ważnych z perspektywy wspólnej pracy.

Działa to oczywiście w każdą stronę. Dlatego o zaufaniu, które tworzy podstawy pod efektywną pracę zespołową, powiemy dopiero wtedy, gdy każdy członek naszego zespołu zyska poczucie, że bez obaw może przyznać przed innymi, że popełnił błąd, że z czymś sobie nie radzi lub potrzebuje wsparcia. I odwrotnie – kiedy każdy bez cienia zażenowania będzie mógł przed innymi pochwalić się swoimi osiągnięciami, umiejętnościami lub tym, że po prostu uważa, że jest w czymś dobry.  

To trudne do osiągnięcia, jednak nie niemożliwe. W pierwszej kolejności wymaga od wszystkich członków zespołu zaciekawienia się sobą oraz innymi. W drugiej – indywidualnej zgody na to, by inni zaciekawili się nami. Przyda się 

tu świadomość własnych słabych i mocnych stron, zachowań i preferencji oraz zdolność komunikowania ich innym. Ponadto zaufaniu w zespole sprzyjać będą: sytuacja, w której zarówno my, jak i nasi współpracownicy będziemy wiedzieć, do kogo zwrócić się z pytaniem lub prośbą o pomoc przy realizacji danego zadania; a także poczucie, że wszyscy jesteśmy dla siebie przewidywalni.

Lekcja 2: kłóćmy się!

Drugi krok, który powinniśmy wykonać (i który powinni wykonać nasi współpracownicy), jeśli chcemy pracować w zdrowym zespole, to przyjęcie postawy otwartości. Otwartość to skuteczna  broń przeciw niszczącym skutkom konfliktu, który w każdym zespole – w tym naszym – prędzej czy później się pojawi. Tam, gdzie znajduje się przynajmniej dwoje ludzi, sytuacja konfliktowa jest sprawą nieuniknioną, ale też całkowicie naturalną. Walka o to, by zespół żył w ciągłej zgodzie i harmonii, zakrawa na miano donkiszoterii i lepiej od razu dać sobie z nią spokój.

Zamiast zaczarowywać rzeczywistość, warto zadbać o to, byśmy wspólnie z naszymi kolegami i koleżankami potrafili przetrwać najtrudniejsze napięcia i nie podejmowali działań, które mogłyby sabotować wspólną pracę. A mowa tu nie tylko o zwykłym robieniu sobie na złość, lecz również o tych bardziej zakamuflowanych formach, w których może ujawniać się konflikt. W tym takich jak np.: nie przekazywanie bądź ignorowanie istotnych wiadomości, nieustannie obniżający się standard wspólnej pracy czy coraz częściej przekraczane deadline’y.

Jeśli wszyscy w naszym zespole będą mieli poczucie, że mogą otwarcie mówić o emocjach, motywacjach, celach i oczekiwaniach wobec innych, i że nie zostaną za to negatywnie ocenieni, szybko nauczymy się wspólnie rozwiązywać problemy. Jeśli nikt nie będzie obawiał się konfliktu, to w obliczu odmiennego zdania współpracowników, nikt też nie będzie chował się do skorupki w milczeniu, by potem skrycie bojkotować pracę zespołu. Przeciwnie – każdy otwarcie powie, co myśli, i wszyscy będą dążyć do optymalnego rozwiązania.

Lekcja 3: działamy na 100%

Atmosfera zaufania i otwartości z pewnością pozwoli nam oraz naszym współpracownikom poczuć się w swoim gronie swobodnie. Jednak niekoniecznie zachęci nas do sumiennego i rzetelnego wykonywania zadań. Czasami ludzie mają pewność, że ze współpracownikami mogą konie kraść i miło spędzą z nimi każdą chwilę. Ochoczo więc zrywają się rano z łóżka i przychodzą do biura właśnie po to… by miło spędzić czas. A przecież nie o to chodzi.

Dlatego, gdy tylko zyskamy interpersonalne podstawy do działań zespołowych, warto razem z innymi pomyśleć o tym, jak zadbać o wspólne zaangażowanie. Wysokie zaangażowanie to bowiem większa szansa na to, że wszyscy bardziej przyłożą się do tego, co robią, a gdy natrafią na problem, samodzielnie rozejrzą się za rozwiązaniem, zamiast biernie czekać na rozwój wydarzeń. By do tego doszło, każdy w zespole musi mieć poczucie, że to, co robi ma sens i realne zastosowanie. Musi mieć też pewność, że nie ominą go ważne informacje na temat zadań, które wykonuje, a jego zdanie się liczy, jest szanowane i brane pod uwagę.

Chcąc pomyślnie przejść przez ten etap, warto zadbać o politykę informacyjną w zespole, np. wspólnie ustalając zasady i określając, w jaki sposób egzekwować ich przestrzeganie. Warto też traktować członków zespołu po partnersku, informując o postępach w działaniach, potrzebach i oczekiwaniach, a przy okazji pilnować, aby i oni traktowali nas w ten sposób. To da wszystkim poczucie grania do wspólnej bramki. Innym pokaże, że nasza praca zależy od nich. Nam – że mamy wpływ również na tę porcję zadań, która przypadła innym w udziale.

Lekcja 4: każdy jest odpowiedzialny

Zaangażowanie to bardzo bliski towarzysz odpowiedzialności. To proste – im bardziej chcemy nad czymś pracować, tym więcej serca wkładamy w wykonywaną pracę. Im więcej serca znajduje się w tym, co robimy, tym szybciej rośnie w nas poczucie, że to, co powstało, jest nasze i jesteśmy za to odpowiedzialni. Mimo to łatwo tutaj zapomnieć, że wszystkie rezultaty naszej pracy to element większej całości. I że to, czym zajmuje się mój kolega lub koleżanka z zespołu, powinno być dla nas równie ważne co efekt naszego własnego działania.

Odpowiedzialność w pracy zespołowej to bowiem coś znacznie większego niż zwykłe poczucie związku z tym, co sami robimy. To wspólna zgoda na to, że każdy jest częścią drużyny, która pracuje na wspólny wynik, i w związku z tym powinien robić wszystko, co w jego mocy, by wynik ten był jak najwyższy. To także zobowiązanie, że należąc do zespołu, dotrzymamy standardów obowiązujących we wspólnej pracy. Dlatego być może rozsądniej byłoby mówić tu nie tyle o odpowiedzialności, ile o współodpowiedzialności w zespole.

Tak rozumiana (współ)odpowiedzialność pozwala uniknąć wielu zagrożeń, które towarzyszą pracy zespołowej, m.in.: przeciętności, przekraczania deadline’ów i niskich standardów. Jest więc konieczna, jeśli zależy nam (zespołowi) na wysokiej efektywności. Oczywiście przejście przez ten etap nie należy do najłatwiejszych. Wymaga bowiem przyzwolenia na to, że zespół może przywołać nas do porządku, jeśli efekty naszej pracy są niezadowalające i szkodzą wspólnej sprawie. I gotowości do egzekwowania tego założenia w stosunku do innych.

Lekcja 5: gramy do tej samej bramki

Kiedy nasz zespół poczuje się już zespołem i wszyscy będą chcieli grać do jednej bramki, przed przystąpieniem meczu warto z resztą drużyny rozejrzeć się dookoła i sprawdzić, gdzie ta bramka stoi. Następnie zaś rozważyć, czy miarą udanej pracy 

zespołowej będzie dla nas liczba podań, które wykonaliśmy w trakcie meczu, aplauz widowni, nagłówki w prasie, zwycięstwo, liczba goli czy awans do finału rozgrywek. Inaczej mówiąc: musimy wspólnie określić, co jest celem naszej współpracy i co pozwoli sprawdzić, czy już go osiągneliśmy.

Jeśli tego zabraknie, pojawi się ryzyko, że zamiast zespołu będziemy mieli grupę ludzi złożoną z samych indywidualności. Nietrudno wyobrazić sobie, czym to się skończy. Nikt nie wygrywa meczu w pojedynkę, szczególnie jeśli staje w szranki z dobrze zorganizowanym zespołem – a takich przecież pełno wśród konkurencji. Zatem: mimo nawet największych starań, brak poczucia wspólnego celu uczyni naszą całkowicie pracę bezproduktywną.

Rezygnacja z własnych celów na rzecz dobra ogółu nie wszystkim przychodzi łatwo. Nawet w najbardziej zgranych zespołach istnieje się chęć rywalizacji. Powinniśmy ją jednak skutecznie powstrzymać w imię jedności zespołu, która wciąż pozwoli nam rywalizować, ale z innymi zespołami lub przedsiębiorstwami, np. o udziały w rynku. Bo jeżeli zespół osiąga wysoki wynik, to każdy na tym zyskuje. I to zazwyczaj znacznie więcej niż byłby w stanie wypracować na własną rękę.

Nie ma skrótów

Warto zdawać sobie sprawę z tego, że przejście przez wszystkie etapy opisane przez Patricka Lencioniego , nie uczyni naszego zespołu raz na zawsze idealnym i dobrze współpracującym. Każda nowa sytuacja i zmiana w strukturze zespołu (nowe osoby, zwolnienia), wymagać będzie przejścia przez wszystkie etapy na nowo. Każda nowa osoba będzie musiała poznać zasady, na których opiera się współpraca w naszej grupie. Nie traktujmy więc powyższych lekcji jako listy z punktami do odhaczania, lecz jako kompendium wiedzy, z której, pracując w zespole, powinniśmy korzystać cały czas.

A gdy już się tego wszystkiego nauczymy, możemy śmiało powiedzieć, że zyskaliśmy kluczową z perspektywy rynku kompetencję. Wiedząc, jak sobie radzić w pracy z innymi, jaką postawę przyjąć i jak zachować się wobec pozostałych członków grupy, by współpraca była możliwie efektywna, poradzimy sobie w różnych środowiskach. Czy przyjdzie nam pracować w turkusowej organizacji, czy będzie to niewielki startup z demokratyczną strukturą zarządzania lub jakakolwiek inna firma, w której przyjdzie nam pracować zespołowo.